İster küçük ister büyük işletme olsun ön muhasebenin çok dikkat edilmesi gereken bir konu olduğunu öncelikle herkesin bilinmesi gerekir. Geleneksel yollardan faydalanılarak tutulan ön muhasebe birçok hataları da beraberinde getirmesi mümkündür. Bu yüzden gelişmiş ön muhasebe programları kullanarak; daha güvenli bir yol ve verimli şekilde ön muhasebe tutmamız mümkün olacaktır. Ancak bunu yapabilmemiz için izlenecek yol ve yöntemin bilinmesi gereklidir. Gelin ön muhasebenin nasıl tutulması gerektiğine dair en önemli bilgileri sizlerle paylaşalım!
Ön muhasebenin nasıl olması gerektiğini aşağıda sizin için sıraladık…
1. İşletmenin tedarikçilerden aldığı tüm ürün ve hizmetlerin hepsinin fatura veya irsaliyelerinin düzgün bir şekilde tutulup onları koruyup muhafaza etmeleri şarttır. Bunların ön muhasebe programına girdikten daha sonra dosyalanıp muhafaza edilmesi gerekiyor.
2. Satıcılara veya tedarikçilere yapılacak herhangi bir ödeme durumunda eğer; ödeme çekle, EFT ile veya nakit yapılması durumunda ödemeye dair belgelerin temin edilip, bunların saklanması gereklidir.
3. Ulaşan irsaliye ve faturaların mutlaka kontrol edilmesi gerekiyor. Fatura irsaliye karşılaştırılması alınmayacak kadar önemli bir husustur. Ya da, gelen irsaliyeyle verilen siparişin kontrollerin tam yapılması gereklidir.
4. Hizmet veya mal teslim alınırken kontrolleri yapılmalı, hatalı, kusurlu,fazla veya eksik parçaların tutanakları tutularak yetkili kişilere bildirilmeli ve yetkili imzalarla birlikte muhasebe birimine teslim edilmesi gerekmektedir.
5. İşletmenin ürettiği ürün veya bizlere sunduğu hizmetlerin herhangi bir sebepten dolayı geri iadesi mümkün olabiliyor bazen ne yazık ki. Bu gibi konular hasıl olduğunda süreçlerin çok iyi takip edilerek; yapılacak ödemelerin bir listesinin tutulması gereklidir.
6. Tedarik edilen demirbaşların faturalarını ve bunlara ait garanti sözleşmesi gibi belgelerin mutlaka dosyalanması ve saklanması gerekiyor.
7. İşletme için yapılan harcama veya giderlerin hepsinin listesi yapılmalıdır. Bunların ilgili ön muhasebe programında veya daha basit Excel gibi programlarda saklanması, hatta yedeklenmesi çok büyük önem taşımaktadır.
8. Aylık maaş ödemelerden sonra muhasebeden bordro alınması ve personelle ilgili ödemede ise pusula belgelerinin alınması gereklidir.
9. Personelle ilgili izin belgesi verileceği zaman izin defter tutanaklarının imzalanıp imzalanmadığı dikkat edilmelidir. İzne çıkacak personelin dilekçe ve imza ile ilgili tim işlemlerinin takip edilmesi gereklidir kesinlikle.
10. Çalışanın aldığı raporların belgelenmesi ve muhasebeye götürülmesi gerekiyorsa, teslimin yapılıp yapılmadığı kontrol edilmelidir.
11. Çalışanların kişisel bilgileri, sözleşmeleri, izin belgeleri, mesai saatleri, ayrılma evrakları ve buna benzer bilgiler düzenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.
12. Resmi evrak veya bu kapsama alanı içine giren belgelerin tutulması gerekiyor .Bu belgeler içinde muhasebeyi ilgilendirecek olanlarının ilgili departmana teslim edilmesi gereklidir.
13. Banka veya kamu kurum ve kuruluşlarından gelen belgelerin üzerine alındığı tarihin işlenmesi şarttır. Tebellüğ denilen bu işlemin asla atlanmaması gerekmektedir. Alınan belgelerin, genel muhasebeye de gönderilip gönderilmediğine dikkat edilmelidir.
14. İşletme adına yapılacak ödemeler de belge mutlaka şarttır ve belgesiz hareket edilmesine özen gösterilmelidir. Ödemenin belgelendirilmesi ve gerekiyor ise ödeme yapılmadan önce yetkili kişiden bilgi alınması gereklidir.
15. Banka ve denetleme kuruluşları gibi kurumlardan gelen kişilerin isim ve telefon bilgilerinin alınması mutlaka gerekiyor. Bu bilgilerin ise ilgili departmana bilgilendirme yapılmasına dikkat edilmelidir.
16. Cari hesapla ilgili tüm işlemlerin genel muhasebedeki ilgili bölümüne haber verilmesi gerekmektedir. Buradaki işlemlerin bir kopyasını ise ilgili kişilere ulaşmasını sağlayabiliriz.
17. Bankalardan gelen belge ve tüm bilgilerin genel muhasebe birimine de paylaşması gerekmektedir.
18. Banka ve kamu kurumları gibi kuruluşlara işletme adına gönderilecek bilgi ve belgelerin bir kopyasının alınıp, dosyaya eklenmesine dikkat edilmelidir.
19. Şirket için son derece önemli olan ön muhasebenin tuttuğu belgeleri dosyalarda saklanması çok büyük bir önem arz ediyor.Ayrıca saklanma koşullarının da iyi olmasına dikkat edilmelidir.
20. Şirkette yer alan demirbaşların ve bunların hangisinin kimin zimmetinde olduğuna dair belgelerin saklanması gereklidir.
21. Şirket tarafından kullanılan sunucu gibi bilgi teknolojilerini ifade eden yazılımlar için şifre belirlenir ve bu belirlenen şifrelerin saklanmasına dikkat edilmelidir.
22. Demirbaşlarla ilgili kaybolma, tahriş,bozulma,dökülme veya daha farklı problemler oluştuğunda bunların kayıt altına alınması ve herhangi bir ek masraf çıkması durumunda bunlarında yazılması gerekiyor.
23. Faturaların sürekli takip edilmesi ve zamanında gelmeyen faturaların raporları hazırlanıp ilgili kişilere bilgilendirilmesi gerekiyor. Zamanından önce ulaşmayan faturaları yani geç ulaşan faturaların alımı konusunda muhasebe birimiyle iletişime geçip bilgilendirilmesine özen gösterilmelidir.
24. Muhasebe bölümüyle yapılacak olan tüm iletişimlerin hepsi kayıt altına alınır ve bu konuşmaların kayıt altına alınabilmesi için şirket içi haberleşme biriminin kullanılması gereklidir. Yapılan konuşmaların çıktısı alınarak dosyaya eklenebilir.
Şirketinizin ön muhasebesini kullanıcı deneyimini önemseyen ve kendini sürekli geliştiren Kolay Muhasebe Programı ile mümkün kılın.
İletişim Bilgileri İçin Tıklayınız
