Muhasebenin temel işlevleri belgeleme, kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve analiz etme olarak beş ana fonksiyon altında tanımlanmıştır. Gelin bunlara birlikte göz atalım.
Muhasebenin Fonksiyonları(İşlevleri)
Muhasebe, ticari işlemleri kaydedilmesi olarak görülmekteydi insanlar tarafından. Daha sonraki gelişmeler ile birlikte yapılan muhasebe kavramı değişti, yerini para ile ifade edilebilen işlem ve olayların kaydedilmesini, bunların sınıflandırılmasını, raporlanmasını ve yorumlanmasını içeren bir teknik olarak tanımlanmaya başlandı. Bu tanımla birlikte muhasebeye farklı görevlerin verildiğini görmekteyiz. Son zamanlardaki ekonomi biliminin ve ticaretin gelişmesiyle birlikte bu görevlerinin arasına yenileri eklendi, işletme yöneticilerinin karar alma ve uygulamaları, denetleme faaliyetlerine ışık tutacak bilgilerin oluşturulması sorumluluğu gibi faaliyetler eklenmiştir. Muhasebenin üstlendiği bu görevler başka bir deyişle muhasebenin fonksiyonlarıdır.
Bu fonksiyonlar aşağıda ki gibidir:
- Belgeleme Fonksiyonu ,
- Kaydetme Fonksiyonu ,
- Sınıflandırmak Fonksiyonu ,
- Özetleyerek Raporlama Fonksiyonu ,
- Analiz Etme ve Yorumlama Fonksiyonu
Belgeleme Fonksiyonu
Muhasebe ilk adımı belgeleme fonksiyonuyla başlar. Muhasebeye konu olan her bir mali nitelikli işlemin belgeye dayandırılarak işlem yapılması gerekir. Bu belgeler yasalarda belirtilmiş ve düzenlenmesi zorunlu yada ticari geleneklere göre düzenlenmesi gereken belgeleri içerir. Mali yada parasal nitelikteki işlemlerin kanıtlarını oluşturan bu belgelerin doğruluğunun kesin olması gerekmektedir.
Kaydetme Fonksiyonu
Para ile ifade edilebilen işlem ve olayların, belgelere dayandırılarak muhasebe sistemi içinde işletmenin mükellefiyet türüne göre tutmak zorunda olduğu defterleri vardır bu aşamaya denir. Muhasebede kayıtlar doğru ve düzgün tutulmaz ise diğer fonksiyonların da bir manası kalmamaktadır.
İşletme için çok önemli olan “genel müdürün istifası” denilen olay vardır. Bu olay muhasebe işlemi oluşturmazsan; işletme için sıradan olan “stoktan bir mal çıkışı” denilen olay parayla ifade edildiğinde bir muhasebe işlemi oluşturur. İşte bu yüzden kaydetme fonksiyonu parayla ifade edilebilen mali nitelikteki olaylar ile işlemlerin tarih sırasına göre kaydedilmesini içinde barındırır. Burada ki defter tarih sırasına göre işlemlerin kaydedildiği defter yani, yevmiye defteridir.
Sınıflandırmak Fonksiyonu
Sınıflandırma Fonksiyonun da ise derlenen ve zaman sırasına göre kaydedilen bilgilerin niteliklerine göre tasnif edildiği yerdir. Böylece farklı nitelikteki ve gruplardaki işlemler, birbirlerine karışmazlar ve farklı sınıflarda incelenebilir. Örneğin, alınan çekler, giderler, senetler ve bankaya yatırılan paralar ayrı ayrı sınıflandırılarak muhasebe tarafından kümeler halinde toplanır. Bu sınıflandırma işi, yevmiye defterine tarih sırasıyla yapılan kayıtların, aynı nitelikteki işlemleri hepsini bir arada görmemizi sağlayan kebir (büyük defter) hesaplarına aktarılması ile gerçekleştirilir.
Özetleyerek Raporlama Fonksiyonu
Sınıflandırılan işlemler dönem sonlarında toplanır bu sayede daha kolay sonuçlar çıkarırız. Ayrıca yapılan kayıtların kontrolünü yapmamızda da bize yardımcı olur.
Dönem sonlarında işletmeler yüzlerce, hatta binlerce işlem yaparlar. Bu işlemeleri teker teker incelemek çok fazla zaman alır. İşte bu yüzden aynı nitelikteki işlemleri özetleyerek bunları görmek kişilere çok daha fazla yarar sağlamaktadır. Muhasebe sisteminde özetleyerek raporlama fonksiyonu, defteri kebirden mizan alınarak yapılır.
Raporlama fonksiyonunda; Özetlenen, kaydedilen ve sınıflandırılan işlemler mali tablolar yardımı ile işletmelerin her türlü sonuçları ortaya çıkaracak şekilde işletme hakkında bilgiler ve yorumlar burada yapılır. İşletme bu raporlar sayesinde geleceği hakkında karar verir ve yeni kararlar alırlar. Raporlama aşamasında muhasebe tabloları kullanılmaktadır. Bu tabloların en önemlileri ise bilanço ve gelir tablosudur.
Analiz Etme ve Yorumlama Fonksiyonu
Muhasebenin klasik fonksiyonları Belgelendirme, kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve raporlama olduğunu söylemiştik.
Ancak, günümüzde muhasebe yardımıyla işletme hakkındaki bilgilerin analiz edilmesi ve yorumlanması git gide daha önem kazanmıştır. Bu son aşamaya ise muhasebenin Modern Fonksiyonu diyoruz.
Analiz ve Yorumlama Fonksiyonu raporlarda yer alan özet bilgiler ve bunları kendi aralarındaki ilişkileri analize tabi tutar ve maliyet hesapları yapmaktadır. Ayrıca nakit akımı, fon akımı, net çalışma sermayesi gibi çeşitli mali tablolar düzenler ve işletme bütçelerini tanzim edebilir. Bu analiz, değerlendirme ve yorumlar; hem işletme yöneticilerinin işletme faaliyetlerini kontrol altında tutabilme yerine, karar alabilmelerine yardımcı olur. Üstelik bu sayede işletme ile ilgili diğer çeşitli menfaat gruplarının aldıkları kararları da etkileyebilmektedir.
