Serbest meslek erbabı olan mesleki çalışmalarının mesleki faaliyetleriyle ilgili düzenledikleri serbest meslek makbuzunun dijital haline e-serbest meslek makbuzu denir. e-SMM, tüm hizmetleriniz karşılığında tahsil ettiğiniz ücret karşılığında verilen belgedir. Fatura yada fiş yerine geçen e–SMM değerli evrak niteliği taşır.
Hukuken matbu SMM ile aynı statüye sahip olan, dijital olarak korunup ibraz edilebilen bu belgeyi GİB’e de elektronik ortamda raporlama olanağına sahipsiniz.
e-SMM Zorunlu Mudur?
Serbest meslek erbapları, mesleki faaliyetlerine devam eden kişiler için, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda yapılan değişiklik ile son geçiş tarihi 30 Haziran 2020 olacak şekilde e-serbest meslek makbuzu zorunlu hale gelmiştir. 1 Şubat 2020’den sonra faaliyete başlayacak olan serbest meslek erbapları ise işe başladıkları tarihten itibaren ilk 3 ay içinde e smm sistemine geçmeleri zorunlu hale getirildi. Bu sayede serbest meslek mükelleflerinde, makbuzlarını elektronik ortamda saklama, iletebilme, düzenleme ve raporlama yükümlülüğü gelmiş oldu.
Zorunlu e-SMM kullanımına tabi olmasına rağmen geçişini tamamlayıp yapmayan mükellefler ise, Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesinde belirtilen esaslar uygulamaya koyulmaktadır.
Serbest Meslek Erbabı Kimdir?
Serbest meslek erbabı, Gelir Vergisi Kanunu kapsamının 66. maddesinde tanımı açıkça yapılmıştır. Serbest meslek erbabı; serbest meslek faaliyeti olarak kabul edilen ticari faaliyetleri düzenli meslek hâline getirip, icra eden ve kendi hesabına çalışan kişilere denir. Vergiden muaf olmayan bütün ahbapların elektronik serbest meslek makbuzu uygulamasına geçme zorunluluğu vardır. Serbest meslek dışında, bir işte düzenli olarak çalışıyor olsalar bile bu durum değişmez.
e-SMM’ye Zamanında Geçmemenin Cezası Var mıdır?
E-serbest meslek makbuzu başvuru süresi,yukarıda belirttiğimiz gibi kuruluş tarihinden itibaren 3 ay içerisinde başvurmaları gerekmektedir. Bu yüzden zaman kaybetmeden meslek erbaplarının yani, bu makbuzu düzenlemekle yükümlü olan kişilerin, biran önce elektronik uygulamaya geçmesi gerekir. Gelir İdaresi Başkanlığı, serbest meslek makbuzlarını matbu olarak kabul etmez ,makbuzlar dijital olarak kabul edilir. Tanınan bu 3 aylık sürenin bitiminde ise e-SMM uygulamasına geçiş yapmayan mükellefler hakkında cezai işlem uygulanmaktadır.
e-SMM Başvurusu Nasıl Yapılır?
Başvuruları 3 farklı yoldan yapmak mümkündür:
- Özel entegratörler yoluyla,
- GİB Portal yoluyla
- Doğrudan entegrasyon yoluyla
e-Serbest meslek makbuzu başvurusu ya mali mühür yada e-imza yoluyla yapmak mümkündür. Burada önemli olan şirketinizin türüdür. Eğer; şahıs şirketine sahipseniz mali mühür yada e-imza arasında seçim yapma şansınız var, ancak tüzel kişi olarak başvurunuzu yalnızca mali mühürle yapma şansınız var.
Geçişini e-imza yoluyla yapmak isteyen kişiler, e-sertifika hizmet sağlayıcılarından kendi adınıza bir “güvenli e-imza” aracı satın alarak e-SMM için başvuru yapabilirler.
Mali Mühür Sertifikası almak isteyen kişiler ise öncelikle TÜBİTAK’a mali mühür sertifikası ücretini ödemesi gerekir ve Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM)’nin web sitesinden başvurusunu yapar, daha sonra aynı adresten güncel mali mühür sertifika ücretlerini inceleyebilirsiniz. Başvuru ve ödeme işlemini yapan kişilerin eline mali mührün ulaşması 3 ila 10 gün arasında sürebilir.
e-İmza yada mali mühür elinize ulaştıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine kayıt olmanız gerekmektedir. Daha sonra E-SMM için aktivasyon işlemlerini yaparız. Bu sırada e-SMM başvuru rehberinde sözü edilen programı da bilgisayarınıza indiriniz ve e-imza/mali mührünüzü, bu programı çalıştırdıktan sonra kullanmaya başlayabilirsiniz. Aktivasyon işlemlerini de tamamladıktan sonra başvuru süreciniz bitmiş olur.
e-SMM Nasıl Hesaplanır?
Hesaplama yapılırken, mevcut hesaplama formülü kullanılır ve e-SMM hesabı yapılır. Entegratörler bu hesabı otomatik olarak yapabilirler ancak öncelikle otomatik hesap için de sisteme bazı verilerin girilmesi gerekebilir.
Serbest meslek makbuzu hesaplaması aşağıdaki gibi yapılır:
KDV dahil brüt tutar hesaplanır. Daha sonra brüt tutar üzerinden Gelir Vergisi hesaplanır ve brüt ücretten Gelir Vergisi düşülür. Daha sonra da elde edilen rakama KDV eklenerek net ücret bulunur.
e-SMM Nasıl Kesilir?
Makbuzunuzu kesmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
1. Öncelikle bağlı bulunduğunuz vergi dairesinden serbest meslek mükellefiyeti bildiriminde bulunmanız gerekir.
2. Daha sonra ise başvuru adımlarını tamamlamaya başlayın, ürün yada hizmetinizi sağladıktan hemen sonra makbuzu dijital ortamda doldurup müşterinizle paylaşabilirsiniz.
3. Mükellefler, makbuzlarını GİB Portal ya da özel entegratörler üzerinden kesme işlemi yapabilirler. Makbuz düzenleme zorunluluğu mesleki faaliyetin gerçekleşmesi hâlinde ortaya çıkar ve düzenlenen e-SMM, dijital ortamda kesilir ve yine bu ortamda muhafaza edilir. Müşterini matbu evrak talebinde bulunursa, dijital ortamda hazırlanan makbuzun çıktısı alınır ve imzalanarak müşteriye teslim edilir. Ayrıca düzenlenen elektronik makbuzların sorgulanabilmesi için bir barkoda ya da karekoda yer verilmesi gerekir.
e-SMM Geriye Dönük Kesilebilir mi?
Elektronik ortamda makbuzla ilgili bütün detayları incelememiz mümkündür. Tarihte bu detayların arasındadır. Faturalarda 7 günlük bir süre tanınmıştır oysa ki makbuzda böyle bir durumdan bahsedemeyiz. Bunun sebebi ise, makbuzlarda tahsilat esasına göre işlem yapılır. Yani e-serbest meslek makbuzu geri dönük kesilmesi mümkün değildir, makbuza konu olan tahsilatın gerçekleştiği anda başlar.
e-SMM Kesildikten Sonra Düzeltme İşlemi Yapılabilir mi?
E-serbest meslek makbuzunun kesildikten sonra onay beklenir ve onay verildiğinde ise, makbuz GİB sistemine kayıt edilir. Bu kayıt işleminin tamamlandıktan sonra makbuz üzerinde herhangi bir düzeltme veya değişiklik yapılamaz. Bu yüzden makbuzu kaydetmeden önce tekrar tekrar kontrol edilmesi gerekir ki hata olmasın. Fakat hatalı makbuzları düzeltebilmenin bir yöntemi bulunmaktadır. Hatalı kesilen makbuzlar yada kesilmesine rağmen gerçekleşmeyen işlemler için e-SMM, düzenlenme tarihinden itibaren 8 gün içerisinde iptal edilebilir. İptalin ardından makbuz tekrar düzeltilir ve düzeltilmiş hâliyle yeni bir makbuz kesmiş olur.
Kesilen e-SMM Nasıl İptal Edilebilir?
E-serbest meslek makbuzu iptali mümkündür. GİB Portal yada özel entegratör ekranından iptal işlemi yapılabilir. Öncelikle makbuz iptali için GİB Portal da bulunan “e-belge iptal/itiraz sistemi” üzerinden iptal talebi oluşturulur. Daha sonra sistem, ilgili makbuzun iptal edilmesi için karşı tarafın onayı beklenir. Entegratörlerde makbuz iptal süreci daha hızlı ilerler. Entegratör ekranının ilgili menüsünden iptal işlemi yapılır ve makbuz kolayca iptal olur. Bu yöntemde iptal işlemi anlıktır ve böylelikle onay süreci için beklemeye gerek kalmaz.
E-SMM’ de bulunması gerekenler
E-serbest meslek makbuzunda bulunması gereken ve belgeyi geçerli hale getirecek bilgileri ise aşağıdaki gibidir.
Serbest meslek erbabının T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası, adı, soyadı, adresi ve vergi dairesi yazılır. Aynı şekilde, müşterisinin T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası, adı, soyadı, adresi ve vergi mükellefi ise vergi dairesi yazılır. Makbuz belge numarası, belgenin saat , dakika ve düzenlenme tarihi yazılır. Alınan paranın miktarı ile KDV ve diğer kesintiler varsa bunların detayları yazılır ve makbuzun elektronik ortamda, GİB sisteminden sorgulanıp doğru olabilmesi için üzerinde karekod ya da barkod bulunması gerekir.
Tüm bu bilgileri içinde barındıran makbuz geçerli sayılır.
e-SMM’nin iletilmesi, ibrazı ve raporlaması
Vergi Usul Kanunu’nun 236. maddesi gereğince e-serbest meslek makbuzu iki nüsha olarak düzenlenmesi gerekir. Biri müşteriye iletilmesi , diğeri saklanacak şekilde hazırlanması gerekir.
Düzenlenen makbuz, müşterinin isteğine göre elektronik ortamda yada kağıt çıktısı alınarak ıslak imzalı şekilde müşteriye sunulabilir. Serbest meslek erbabı isterse imzasını noterde tasdik ettirir ve e-SMM’yi hazır imzalı olarak da düzenleyebilir.
Serbest meslek erbabı, makbuzlarını elektronik ortamda saklayarak, müşterisinin ise kendisine hangi yolla iletildiyse makbuz o halini saklayıp ibraz etmesi gerekmektedir.
e-Serbest meslek makbuzu için rapor oluşturulması ve ibrazı sırasında uyulacak format ve standartlar ile raporlama süresi gibi merak ettiğiniz konuları GİB’in web sitesinde yer alan teknik kılavuzlarda detaylı olarak öğrenebilirsiniz.
Son bir bilgi vermek gerekirse VUK Genel Tebliği kapsamındaki Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlardan alınan e-SMM Bilgi Fişinin, düzenleyen kişi tarafından imzalanarak müşterisine verirse, e-SMM ‘nin kağıt çıktısı olarak kabul edildiğini söyleyebiliriz. Ancak bu durum tabi ki makbuzun dijital ortamda düzenlenip saklanması yükümlülüğünü ortadan kaldırmadığını unutmamak gerekir.
E-SMM Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
E-serbest meslek makbuzuna geçmek, dijital ortamdan uzak olan vergi mükellefleri için oldukça zor gibi görülebilir. Aslında bu geçiş çok basittir. Daha da önemlisi, e-SMM kullanmanın çok fazla avantajı vardır. Bu avantajlar sayesinde serbest meslek erbaplarının işleri çok daha kolay hâle gelecektir. Bu sayede evrak kalabalığından kurtulmuş olacaklardır. Artık hazırlanan makbuzları dosyalara, klasörlere doldurup raflara dizme gibi külfetlerden de kurtulmuş olacaklar. Bu sayede belgeleri yanlış düzenleme, kayıp olması gibi durumlarda ortadan kalkar. Kâğıt maliyetinden kurtulmak da en önemli avantajlarından biridir.
e-SMM düzenlemek daha hızlı, kolay, pratik ve güvenli bir yöntemdir. Makbuz elektronik ortamda var olduğu için veri kaybı yaşanmaz. Yanlış düzenlenen bir makbuzun iptali çok basit ve hızlı bir şekilde yapma olanağı vardır.
Hatalı işlem yapma riski neredeyse yoktur ve olası hatalı işlem yapıldığında, işlemlerle ilgili ret ve iade süreçleri de elektronik ortamda kolayca yönetilebilir. Müşteri talep etmediği sürece kağıt çıktı almaya gerek yoktur. Bu sayede kâğıt ve mürekkep gibi malzemelerden tasarruf sağlarız ve böylelikle baskı maliyetleri düşer.
E-serbest meslek makbuzları, elektronik ortamda 10 yıl boyunca saklanabilir ve kaybolması mümkün değildir. Elektronik ortamda saklanabildiği için arşivleme ve dosyalama gibi külfetlerden kurtularak zaman kaybı yaşamazsınız.
Makbuzun müşteriye iletilmesi için postalama maliyetlerinden kurtulmuş oluyoruz. Makbuz, e-mail ve SMS gibi yöntemlerle kolay bir şekilde müşteriye gönderilebilir. e-SMM Kâğıt kullanımını neredeyse tamamen yok eder, kâğıt maliyetlerini düşmesine ve bununla birlikte çevreyi korumaya da ciddi bir destek sağlar.
