Pek çok işlem dijitalleşerek online platformlara taşınmıştır ve bundan birçok sektör etkilenmiştir. En çok etkilenen sektörlerin arasında ekonomi de yer almaktadır. Ticaretle uğraşan ve hizmet veren işletmelerin öğrenmesi gereken dijital yeniliklerin en baş sıralarında e-Fatura kavramı gelir. Dijital olarak yollanan e-Faturaların kullanımı, belirli kurallara ve yasalara uygun olarak kesilmektedir. Bu nedenle de işletme sahibi olan herkesin e Fatura ile ilgili sürekli güncel bilgileri takip edip öğrenmesi gerekir.
e-Fatura, bir elektronik fatura türlerinden biridir. Elektronik fatura elektronik ortamda hazırlanır ve kağıda basılmadan oluşturulan bir fatura türüdür. Maliye’nin sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya fatura bilgileri iletilir. Her faturanın itiraz süreleri, iptal ya da iadesi vardır ve kağıt faturaya göre farklılık gösterir. Elektronik faturanın iki türü var e-arşiv ve e-fatura olmak üzere.
e-Fatura, iki tarafın da elektronik fatura kullanıcısı olması gereken bir fatura çeşididir ve bilgiler Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir.
E-Arşiv ise e-fatura kullanmayan vergi mükellefi olan tüzel kişileri kapsar aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere de elektronik ortamda (e-mail) fatura gönderme işlemidir. İstek üzerine , e-arşiv fatura kağıt üzerine çıktı alınıp kağıt olarak da sunulabilir.
Ayrıca , yurt dışına mikro ihracat gerçekleştiren bir firma sahibi iseniz , e-arşiv fatura kesebilir , hizmet ihracı yapıyor iseniz de faturanızı e-arşiv fatura olarak düzenleme olanağına sahipsiniz. Ancak KDV muafiyeti sağlayabilmek için e-arşiv fatura gönderimi esnasında sistemden doğru kodu işaretlememiz gerekmektedir.
e-Faturaya Geçmenin Avantajları Nelerdir?
Matbu fatura ile satış yapma büyük bir işgücü zaman israfı demektir; matbu faturayı bastırmak daha sonra maliyeden onaylatmak , fatura yazdırmak ve imzalamak , kaşelemek , zarflamak , kargolamak daha sonra kargonun müşteriye ulaşıp ulaşmadığının takibini yapmak , zamanında tahsilatı yapmak , fatura kopyalarını arşiv dosyasına koymak vs. gibi çok uzun bir süreyi kapsamaktadır.
e-Fatura kullanarak tüm bu iş yükünden kurtulmuş oluyoruz. Şirketinizdeki finansal kaynakları ise şirketimizi büyütmeye ve personel kaynağını ise işlerinizi yürütmekte daha aktif bir şekilde değerlendirebilirsiniz.
Elektronik fatura (e-Fatura) kullanmanın, matbu fatura kesmeye göre bir çok avantajları vardır bunlar şöyle sıralanabilir:
- Faturalama maliyetinizi düşürmeye ve paranızın cebinizde kalımasını sağlar.E-fatura ile önemli ölçüde maliyet avantajı sağlarken bir taraftan da operasyonel yükünüzü azalmayı sağlarız. Kağıt, postalama, zarf, mürekkep, arşivleme vb. masraflarınız ortadan kalkmasını sağlar.Birim başı ortalama 14-16 TL tekabül eden kağıt fatura maliyetlerini e-Fatura sayesinde 18 kuruşa kadar düşmesini sağlarız.Ayrıca, faturalarınızı daha hızlı bir şekilde hazırlayarak zaman tasarrufu sağlamış oluruz.
- Tahsilatlarımız daha hızlı olur ve nakit akışınızı kontrol etme olanağınız vardır.Müşterilerinize faturalarınızı anında ulaştırma imkanımız var. Faturada yanlış yapılması halinde anında müdahale etme olanağına sahip olduğumuz için hataların yol açtığı gecikmeleri de önlemiş oluruz. Faturanız müşterinize ulaştı mı, müşteriniz açtı mı, anında haberiniz olur.
- Yasal olarak bir faturayı 10 yıl saklayıp muhafaza etmemiz gerekir. Bu da işletmeler için arşivleme sorunu da beraberinde getirmektedir. Dijital arşivleme sayesinde dosyaların arasında kaybolma devri bitti yerine, istediğiniz zaman istediğiniz faturayı dijital ortamda rahatlıkla ulaşabilmenize olanak sağlar. Ayrıca, fatura saklamanın getirdiği iş yükünün azalmasını ve maliyetin de kurtulmanızı sağlar.
- Muhasebeciniz ile çalışmanız daha kolay bir hal alır ve evrakların arasında kaybolmak zorunda kalmazsınız. Muhasebe sisteminiz ile entegre olabilirsiniz. Böylelikle muhasebesel süreçlerini daha da hızlanır ve kolaylaşır. Normalde muhasebecinize ay sonunda faturaları iletmemiz gerekir bunun yerine her an her dk senkronize bir şekilde çalışabilme ve böylelikle anında olası hataların önüne biran önce geçme imkanı sunmaktadır.
- Kağıt masrafından ve birçok şeyden tasarruf sağladığımız için doğayı korursunuz.Böylelikle her yıl millonlarca ağacımızda kesilmekten korumuş oluruz.
e-Faturaya Kimler Geçebilir? e-Fatura Başvuruları Nasıl Yapılır
Elektronik faturaya geçiş ile ilgili iki tane ana konu var:
- Gerçek ya da Tüzel kişiliğe sahip olma
- Herhangi bir ciro kısıtlamasın bulunmaması.
Bunlar ne demek gelin hep birlikte öğrenelim ; ticari firma olarak sadece Limited Şirket ve Gerçek (şahıs) Şirketi, Anonim Şirket statüsünde olan mükellefler elektronik fatura uygulamasından yararlanabilir. Elektronik fatura geçiş için ciro kısıtlaması bulunmamaktadır. Son zamanlar da ciro limiti yayımlanan tebliğ ile 5 milyon TL’ye düşürüldü. Yani e-fatura zorunluluğu 2022 yılı için; 2021 yılı cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan firmaların 1 Temmuz 2022’ye kadar geçiş yapmalarını içeriyordu.
Fakat Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğ taslağına göre ciro limitleri düşürülmesi bekleniyor. 2022 yılında e-fatura kullanım zorunluluğu planlanıyor.
e-Faturaya geçiş zorunluluğunuz yoktur ancak e-faturanın avantajlarından faydalanmak için isteğiniz dahilinde e-Faturaya geçme imkanınız vardır.
e-Fatura Geçiş Maliyetleri Nelerdir?
Gelin en başa dönelim öncelikle “e-Fatura kesmek için ne gerekli?” sorusunu cevaplayalım. e Fatura kesmek için ilk olarak e-fatura ya geçiş yapmak gerekmektedir. e-Fatura sistemine girmek için TÜBİTAK’tan mali mühür satın almanız şarttır. Mali mührün öneminden bahsetmek gerekirse: Mali mühür, kurumsal bir e-imza çeşidinden biridir. Başbakanlık adına TÜBİTAK tarafından hazırlanmaktadır. Mali mühür olmadan e-fatura kesmeniz mümkün değildir.
Elektronik Faturayı Nasıl Gönderip Alabilirim?
www.efatura.gov.tr internet adresini kullanarak ücretsiz e-Fatura hazırlamanız mümkündür. Faturaları , internet sitesine girerek kendi elinizle hazırlayıp düzünlemek mümkündür. Bu sistem Maliyenin, sistemi tanıtmak için fatura adedi yüksek olmayan işletmelere sunduğu bir çözüm yöntemidir.
Maliyet tarafından yetkilendirilmiş kişiler tarafından e-fatura oluşturabilirsiniz. Böylelikle sisteminize ek donanım ve yazılım almanıza gerek kalmayacaktır. Bu kişiler kendi yazılım ve donanımını kullanarak sizin için muhasebeden gerekli bilgileri alır ve e-faturaya dönüştürür. Daha sonra sizin için düzenlenmiş e-faturaları tekrardan kendi yazılım ve donanım sistemini kullanarak sizin muhasebe sistemine aktarma yapar.Tabi ki bu hizmetin bir karşılığı vardır ve bunun karşılığında sizden kurulum ve kullanım ücreti alır.
Maliye ile firmanızın bilgi işlem sistemini birbirine entegre ederek fatura kesebilirsiniz. Fatura adedi çok yüksek firmalar için bu yöntem uygundur. Muhasebe sisteminde müşteriler için üretilen faturalar özel bir yazılım ile e-faturaya dönüşür ve müşteriye bilgiler ulaşır. Daha sonra e fatura özel bir yazılım ve arayüz ile bilgiler muhasebeye aktarılır. Kayıtlar otomatik bir şekilde oluşur. Ek yazılım ve donanım maliyeti de beraberinde gerektirir.
Bu yöntemlerden sadece bir tanesini seçip kullanabilirsiniz. İki yöntemi bir arada kullanamazsınız.
Hem Kağıt Fatura Hem e-Fatura Düzenlemek Mümkün Müdür?
E-Fatura kullanmaya başlayan işletmeler kağıt fatura düzenleyemez. Yani ikisi bir arada kullanılmaz.
Fatura Gönderdiğim Kişinin de Elektronik Kullanıcısı Olması Şart Mı?
Hayır kullanması gerekmiyor. Siz elektronik faturanızı düzenledikten sonra karşınızdakine gönderebilirsiniz. Fakat fatura karşı tarafa e-arşiv olarak gider ve bunun mali bir değeri olacaktır.
Elektronik Faturanın Çıktısını Almam/Yazdırmam Gerekiyor Mu?
Hayır. Müşterilerinize faturanızı elektronik ortamda gönderip ulaştırabilirsiniz. Bütün süreç dijital ortamda gerçekleşir.
Peki Elimdeki Kağıt Faturalar Ne Olacak ?
e-Fatura ya da e-arşiv sistemlerine geçiş yaptıysanız faturalama için elektronik ortama geçiş yapmış oluruz ve böylelikle kağıt fatura kesmenize gerek kalmıyor. Daha sonra elinizdeki kağıt faturaları vergi dairesine götürüp geçersiz hale getiriniz.
e-Faturayı Yazdırmak İstersem Mühür ve Islak İmza Şart Mı?
Müşterileriniz faturalarını yazılı olarak saklamak istediklerinde çıktısını alabilirler. Bunun için mühür ya da ıslak imzaya gerek yoktur.
e-Faturada İade Faturası Var Mıdır ?
Elbette. Eğer elektronik fatura kullanıcısı iseniz iade işlemlerinizi daha önce de anlattığımız gibi matbu fatura iadesi ile aynı şekilde yapmanız mümkündür.
Fatura Nasıl İptal Edilir?
Eğer faturayı yanlış kestiyseniz endişeye kapılmanıza gerek yok. Matbu faturada ki gibi elektronik faturalarda da iptal veya iade işlemleri yapabilirsiniz, ancak faturanın türüne göre işlemin yapılış şekli değişiklik gösteriyor. Göndermiş olduğunuz e-faturanızın iptal edilebilmesi için karşı taraf bilgilendirilir ve karşı tarafın 7 gün içerisinde bu faturayı “reddetmesi” gerekir. 7 gün içerisinde fatura reddedilmişse e-faturalar onaylanmış sayılır.
E-Fatura Nasıl Arşivlenir?
Faturalar elektronik ortamlarda arşivlenmektedir. E-Faturaların çıktısının alınıp saklanma zorunluluğu bulunmamaktadır.
e-Faturaya Geçersem Muhasebecimle İlişkim Nasıl Değişecek?
Elektronik fatura kullanmak, faturalama sürecini hızlandırır, maliyetini düşürür, faturalama işleminizi tek tıkla yapmayı sağlar . Muhasebeciniz ile çalışma süreciniz ise e-fatura kullanımı ile daha kolay bir hale gelecektir . Bu avantajlardan bazıları şunlardır;
Normal de muhasebeci mesaisinin yüzde 60’nı veri girişi yapmaya harcamaktadır ve bu ciddi bir zaman kaybına yol açmaktadır. e-fatura sayesinde ciddi bir zaman tasarrufu sağlamış olacaktır. Böylelikle sizinle işinizi geliştirmenize daha çok yardımcı olabilecektir.
e-Faturaya geçen firmaların, muhasebecilerine fiziksel olarak belgelerini iletme gibi iş yükü de ortadan kalkmış ollur. e-Fatura kullanan firma sayısının artması demek basılı şekilde göndermek zorunda kalınan belgelerin azalması ve gönderim yükü de dolayısıyla azalır.
e-Fatura şirket içinde bir muhasebecisi olması durumunda firmaların çalışmalarında daha hızlı olacak ve zaman tasarrufu sağlayacaktır.
e-Fatura Doldurulması Zorunlu Alanlar Nelerdir? e-Faturayı Gönderdikten Sonra Faturada Değişiklik Yapılabilir Mi?
Öncelikle e-faturada bulunması gereken zorunlu bilgileri listeleyelim:
- e-Fatura düzenleme tarihi , belgenin numarası,
- e-Faturayı düzenleyenin adı-soyadı, varsa unvanı, adresi, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi vb.
- Müşterinin varsa unvanı, adı ve soyadı , vergi kimlik ve vergi dairesi numarası,
- Satılan malların teslim tarihi ile irsaliye numarası,
- Malın veya işin nevi, fiyatı, miktarı, vergi oran ve tutarı
- Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden sorgulanması ve doğrulanması için gereken karekod ve barkod.
e-Faturayı gönderdikten sonra faturada değişiklik mümkün müdür sorusuna gelir isek hayır değildir. Faturayı kesip gönderdikten sonra değişiklik yapamama hali elektronik faturada da geçerli. Lakin göndermiş olduğunuz elektronik fatura eğer;
- e-Fatura ise, öncelikle faturayı karşı tarafın reddetmesi gerekir daha sonra yeni bir e-fatura oluşturmanız mümkündür
- E-Arşiv de ise faturayı iptal edip yeni bir fatura oluşturabilirsiniz ancak.
İptal ve iade talepleri temel ve ticari e faturalarda değişiklik gösterdiğini unutmamamız gerekir.
e-Fatura sistemine geçiş yaptıktan sonra, e-fatura ile çalışacağınız müşteri ve tedarikçilere Temel ya da Ticari Faturalardan birini seçmeniz gerekiyor. Ticari Fatura da müşterinizin 7 gün içinde kabul ya da red vermesi gerekir. Vermediği takdirde faturayı kabul etmiş sayılır. Temel faturada ise böyle bir onay süreci yoktur.
Mali Mühürüm Varsa Tekrar Almama Gerek Var Mı?
Hayır. Mevcut mali mührünüzü kullanmaya devam edebilirsiniz.
Talebiniz üzerine şirketinizin ihtiyacına uygun olarak tasarlayacağımız Softinny e-fatura entegrasyonu, işinizde basit hatalarla karşılaşmanızın önüne geçer. Şimdi randevu alarak işinizi tam dijital yönetimle profesyonelleştirmek için bir adım atın. İş dünyasında küçük hatalar, büyük sonuçlara yol açar! Şirketinizin kaderini şansa bırakmamak için şimdi elektronik fatura entegrasyonu başvurunuzu yapın!
