E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv faturası, e-faturanın saklanma işlemi mükellef tarafından tutulması zorunlu olan nüshadır. E-arşiv faturalarının kesilmesi  zorunlu faturadır ancak bu faturalar alıcıya göndermeyiz. E-arşiv faturaları, Genel İdare Başkanlığı’na rapor edilmesi gerekir. Bu raporlar, faturanın düzenlenmesini takip eden ayın 1. günü ile 15. günü arasında gönderilmesi gerekir. Başka bir deyişle e-Arşiv , Gelir İdaresi başkanlığı tarafından belirlenen şartlara uygun olarak düzenlenen faturaların elektronik ortama taşınması , elektronik ortamda raporlanması ve muhafaza edilmesini kapsamaktadır. Vergi Usul Kanunu ( VUK ) 509 hükümlerine göre, e-Fatura kullanıcısı olmayan, e-Arşiv kullanıcısı  olamaz. Gelir İdare Başkanlığından e-Arşiv izni alan mükellefler, faturayı elektronik ortamda oluşturup yine bu faturayı  elektronik ortamda muhafaza edip saklama olanağına sahiptir. E-Arşiv fatura kesilmesi alıcı ve gönderici arasında güvenli bir şekilde alışveriş yapmasını sağlamak için oluşturulmuştur.

E-Arşiv Fatura Mükellefi Nedir?

E-arşiv faturaları  belli mükellefler tarafından oluşturulmaktadır. E-Arşiv mükellefi, e-Fatura sistemine kaydı bulunmayan kullanıcıların zorunlu olarak e-Arşiv kullanmasını kapsar.  Bu doğrultuda  2015 ve sonraki dönemlerde brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan işletme ve e-ticaret firmalarına e-arşiv fatura zorunluluğu getirilmiştir. e-Arşiv ‘e geçen kullanıcılar e-Fatura kullanıcısı olmayan kurum ve kuruluşlarına fatura kesebilir.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv Fatura kesebilmek için kullanabileceğiniz 3 yöntem vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir:

1. GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalı üzerinden e-Arşiv Fatura işlemlerinizi yürütebilirsiniz.
2. Entegrasyon: e-Arşiv Fatura işlemlerini daha çok kendisi yürütmek isteyen işletmelerin kullandığı bir yöntemdir. Entegrasyon yönteminin kullanılabilmesi için şirket kendi servisini ve uygulamasını sürekli geliştirmelidir. Daha sonra ise GİB’den aldığı onay ile entegrasyon kullanımına başlanır. Ancak  bu yöntemin uygulanabilmesi için şirket başka bir birime ihtiyaç duyabilir. Entegrasyon yönteminde fatura kesiminde herhangi bir sınırlama yoktur.
3. Özel Entegratör: Özel entegratörler  tüm kullanıcılar için e-Arşiv fatura keserken pratik bir kullanım sunar kullanıcılarına. Bu yöntem ile fatura kesen firmalar herhangi bir yazılım ya da donanıma ek bir para harcama zorunda kalmadan hazır paket halinde sunulan e-Arşiv Fatura sistemine dahil olur.

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

Oluşturduğu e-Arşiv Faturayı kullanıcılar çeşitli sebeplerle iptal etmek isteyebilir. Böyle bir durumda faturanızı iptal etmeniz mümkündür.
Vergi Usul Kanunu gereğince  e-Arşiv Fatura için de itiraz, iade ya da iptal süreleri mevcuttur. Şimdi birkaç adım ile e-Arşiv Faturasını nasıl iptal ederiz görelim.

e-Arşiv Fatura kestiğiniz alıcı bir şirket ise;

Faturayı alıcıya iletildikten sonra 7 gün içinde fatura iptalini gerçekleştirme olanağına sahipsiniz. Aynı zamanda alıcı da fatura eline geçtikten sonraki 7 gün içinde faturaya itiraz edebilir ve iptal talebinde bulunma gibi  hakka sahip olur. Bu süreyi aşmanız halinde ise alıcıya yeni bir fatura oluşturup göndermeniz gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura kestiğiniz alıcı bireysel müşteri ise;

Müşteri satın aldığı herhangi bir ürünü iade etmek isterse alışveriş yaptığı firmanın şartlarına uygun bir şekilde itiraz, değişim ve iade gibi işlemleri  gerçekleştirmesi mümkündür. Müşteri, ürünü  internet üzerinde satın aldıysa   kendisine gönderilmiş olan faturanın bir çıktısını alarak öncelikle iade bilgilerini doldurur ve iade edeceği ürünle birlikte firmaya gönderir.

Özel entegratörler ile oluşturduğunuz e-Arşiv Faturasını iptal etmek istiyorsak eğer kullandığınız program üzerinde iade oluşturmanız mümkündür.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

E-fatura ve e-arşiv fatura, genellikle birbirine karıştırılan iki kavramdır. İkisinin de birbirinden farklı şeyler olduğunu bilmek gerekir. Elektronik sistemlere geçiş yapan ve mükellef sayılan bütün işletmeler ile e-ticaret firmasının görevi sayılabilir. Peki , birbirine çok karıştırılan e-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki farklar nelerdir?

E-Arşiv kaç gün geriye dönük kesilebilir?

Geriye dönük E-Fatura veya E-Arşiv Faturalar en fazla 7 gün öncesine olacak şekilde düzenlemek mümkündür.